Store Item „Published date“ and „Published by“ information on each Sitecore item

Sitecore Publish Statistics for Published by and Published date - Teaser

Did you ever miss that Sitecore doesn’t keep track of who published which item(s) at what date? Well, be not sad no longer! In this blog post you’ll find a neat solution to store the „Published date“ and „Published by [user]“ information on all Sitecore items – so it’s finally possible to blame the right person who published too many items once again 😉 Weiterlesen

How to automatically enable/disable a Sitecore CMS user account at a specific date-time

Sitecore auto enable disable CMS user account - Teaser

When you need a Sitecore CMS user account to be only valid during a specific time period – or automatically disabled at a certain point in time, we present you a neat solution to achieve this here. Weiterlesen

Adventtipp 22 – Lifecycle Management mit Sitecore

sitecore-advent22

      Der heutige Adventtipp beschäftigt sich mit dem Content Lifecycle in Sitecore. Die nötigen Grundbausteine liefert uns das CMS bereits. Durch den Einsatz von Workflows und dem setzen des Gültigkeitszeitraums (“Veröffentlichen” und “Zurückziehen”) können bereits grundlegende Funktionalitäten für … Weiterlesen

Adventtipp 5 – Locking und Unlocking von Items beim Bearbeiten von Seiten

sitecore-advent5

Locking und Unlocking von Items in Sitecore – um was geht’s? Sitecore bietet von Haus aus seit Version 7.x die Möglichkeit, einen Sperr-Modus (Item locking) von Elementen zu aktivieren, damit mehrere Autoren beim Bearbeiten von Seiten und Komponenten nicht gleichzeitig … Weiterlesen

1, 2, 3 und Action … Workflows!

Wie im letzten Tipp der Woche („Inhaltsrevision mittels Workflows“) angekündigt, möchte ich euch heute die Standard Action Workflows vorstellen. Dazu zählen die Auto Submit Action, die Auto Publish Action, die Email Action und die Validation Action.

Auto Submit Action

Sobald die Auto Submit Aktion ausgelöst wird, wechselt das aktuelle Item zum nächsten Status. Die Voraussetzung dafür ist, dass der aktuelle User die vordefinierte Rolle besitzt. Welche Rolle der Benutzer haben muss und welcher Status als nächstes folgen soll kann vom Autor definiert werden (siehe Abbildung). Das Type Feld enthält die Klasse, welche die Funktionalität der Aktion bestimmt („namespace.classname, assembly_name“).

Achtung! Standardmässig kann nur eine Rolle definiert werden. Weiters sollten die Felder „Role Name“ und „Next Step“ nicht leer sein, da dies in einer Error Message enden würde.

Auto Submit Action

Auto Publish Action

Auto Publish

Diese Aktion erscheint unter dem Approved Status (siehe Abbildung oben). Die im Template zu pflegenden Daten umfassen die Klasse und die Parameter. Mittels Parameter kann bestimmt werden, ob alle hierarchisch tiefer gelegenen Items auch publiziert werden sollen oder nicht (deep = 1 => publish children; deep = 0 => don’t publish children)

Autopublish-Action

Email Action

Mit dieser Aktion kann der Versand von Emails ausgelöst werden. Das Template enthält Informationen über den Empfänger, den Sender und den Betreff des Emails. Weiters kann eine Nachricht und der SMTP Server zur Versendung der Emails gepflegt werden. Im Type Feld besteht die Möglichkeit die default Methode mit einer eigenen Methode zu überschreiben.

Email-Validation-Action

Validation Action

Diese Aktion kann verwendet werden um die Validierungsregeln auszulösen, welche auf Item Level gepflegt werden können (im Register „Validation Rules“ im Feld „Workflow Validation Rules – Runs in the Validation workflow action„).

Per Default enthält das Type Feld im Template „Sitecore.Workflows.Simple.ValidatorsAction, Sitecore.Kernel“. Max Result umfasst die unterschiedlichen Antworten des Validators – mögliche Werte sind „Unknown“, „Valid“, „Suggestion“, „Warning“, „Error“, „CriticalError“, „FatalError“. Weiters können für die unterschiedlichen Validierungsregeln Nachrichten gepflegt werden (für „Unkown„, „Warning„, „Error„, „Critical Error„, „Fatal Error„)

Validation-Action

Wie kann ich die Qualität der Inhalte steigern? Inhaltsrevision mittels Workflows!

Um die Qualität der Inhalte zu steigern und weitere Inhaltsverantwortliche in den Reviewprozess einzubinden können Workflows ideal eingesetzt werden.  Dadurch wird eine Seite nicht sofort publiziert, sondern durchläuft zuerst diverse Stati, welche vom Autor definiert werden können. Workflows können auch zur eigenen Sicherheit verwendet werden. Definiert man einen zweistufigen Workflow („edit“, „publish“) so kann versehentliches Publizieren der Inhalte vermieden werden.

Die Schritte zur Erstellung eines Workflows:

  1. Erstellen eines Workflow Items
  2. Definition von Workflow Stati
    Stati bilden die einzelnen Schritte ab, welche von durchlaufen werden müssen, bevor Seiten publiziert werden können.
  3. Hinzufügen von Workflow Befehlen und Aktionen
    Befehle sind dafür verantwortlich, dass die Stati von einem zum nächsten wechseln; Aktionen können sowohl zu Befehlen als auch zu Stati hinzugefügt werden. Diese müssen als Subitem angelegt werden. Die Aktion (z.B. die Versendung eines Emails) wird ausgelöst sobald ein Status oder Befehl ausgeführt wird.
  4. Definition des initialen Status 
  5. Festlegen des finalen Status 
  6. Workflow Item an Templates zuweisen

Wie diese Schritte im CMS genau aussehen, könnt ihr der nachfolgenden Präsentation entnehmen. Mögliche Aktionen werden im nächsten Tipp der Woche genauer erläutert.