Gesteigerte Flexiblität im Email-Empfänger-Management

Das war einmal.

In den vergangenen Email Campaign Manager (ECM) Versionen war es üblich, dass die Empfänger im Vorhinein bereits definiert werden mussten, bevor die Email-Nachricht erfasst werden konnten.

Neu ist.

Im ECM 2.0 könnt ihr die Empfänger auch nach dem Erfassen der Nachricht pflegen. Es besteht die Möglichkeit eigene Empfängerlisten hinzuzufügen, alte Listen wieder zu verwenden oder neue mit alten zu kombinieren. Habt ihr alle gewünschten Listen zusammen könnt ihr diese im Register „Recipient View list“ einsehen. Um gewisse User dennoch von der Liste zu entfernen, kann die „Opted Out Build List“ verwendet werden.

Empfänger definieren

Bestehende und neue Empfängerlisten kombinieren

Finale Empfängerliste überprüfen

Flexibel in die Zukunft mit dem ECM 2.0

Email Marketing trifft CMS

Habt ihr nicht auch schonmal gedacht wie schön es wär, nicht fünf verschiedene Tools im Online Marketing pflegen zu müssen?

Sitecore erleichtert hier euer Leben mit dem integrierten Digital Marketing System. Vor kurzem wurde jetzt auch der Email Campaign Manager (ECM) 2.0 angekündigt. Neben der kompletten Integration ins CMS bietet er unter anderem folgende Vorteile und Möglichkeiten:

  • Emails auf individuelle Benutzer personalisieren
  • Engagement Pläne einbinden
  • Klickverhalten der Benutzer verfolgen (vom Öffnen des Emails bis hin zum Kauf des Produktes)
  • Diverse Reportings von einzelnen Emails oder mehreren im Überblick einsehen
  • A/B Tests durchführen und dann die „Sieger-Mail“ an alle Empfänger senden
  • Emails vor dem Senden via Preview auf Fehler überprüfen

Und dies ist noch nicht das Ende der Funktionalitäten. In Zukunft soll gemäss Sitecore auch die Pflege der Emails in mehreren Sprachen erleichtert werden. So wird es nicht mehr nötig sein, jede in einer eigenen Nachricht pflegen zu müssen.

Was genau hinter den einzelnen Punkten des ECMs steckt, werde ich euch in den nächsten Tipps der Woche verraten.

Email Campaign Manager

Abbildung ECM 2.0

Ready to go live? Redirects nicht vergessen!?

Kurz vor GoLive…das Konzept steht, das Design ist spitze und die Umsetzung dessen perfekt. Die grosse Frage ist jedoch: Wurden auch die aktuellen URLs, die derzeit im Google Ranking glänzen, beachtet?

Denn für euer Ranking nach dem GoLive tragen auch diese ihren Anteil bei. Deshalb ist es von grosser Bedeutung die alten URLs auf die neuen URLs mit sogenannten Redirects weiterzuleiten. In unseren Projekten haben wir schon verschiedene Module für nachfolgende Redirects erfolgreich eingesetzt:

1) Redirects von bestehenden Seiten

Basierend auf der Installation des Redirect Manager Moduls, können alle bestehenden Seiten ganz einfach auf neue Sitecore Items verlinkt werden. Ist das Modul einmal installiert werden auch automatisch 301 Redirects erstellt, sobald ein Sitecore Item umbenannt oder verschoben wurde. Damit ihr den Überblick über die ganzen Weiterleitungen nicht verliert werden auf Item-Ebene alle erstellten Redirects angezeigt. Mittels Klick auf ein Link kann die Funktionalität des Redirects direkt getestet werden.

URL Redirect List on Item Level

2) Arbitrary Redirects

Mit dem von uns entwickelten Redirect Modul können z.B. auch externe URLs auf externe URLs weitergeleitet werden. Zwei Textfelder zur Eingabe der URLs ermöglichen die schnelle und einfache Pflege. Dies könnte z.B bei Landingpages mit fremder Domain von hohem Nutzen sein.

3) Redirects von Media Items

Ein weiteres Highlight des von uns programmierten Moduls ist die Weiterleitung von Links auf Meda Items wie Pdfs. So kann ganz einfach gewährleistet werden, dass auch diese im Google nicht in 404 (Fehlerseiten) enden. Hier kann mittels Redirect Modul die alte URL gepflegt und das neue Dokument komfortabel über die Sitecore Struktur ausgewählt werden.

Abbildung des Sitecore Trees für PDF Redirects

Und dies ist noch lange nicht das Ende der Möglichkeiten… Gerne entwickeln wir für Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasste Redirect Module und begleiten Sie bei der erfolgreichen Weiterleitung aller URLs.

So steht einem erfolgreichen GoLive nix mehr im Wege.

1, 2, 3 und Action … Workflows!

Wie im letzten Tipp der Woche („Inhaltsrevision mittels Workflows“) angekündigt, möchte ich euch heute die Standard Action Workflows vorstellen. Dazu zählen die Auto Submit Action, die Auto Publish Action, die Email Action und die Validation Action.

Auto Submit Action

Sobald die Auto Submit Aktion ausgelöst wird, wechselt das aktuelle Item zum nächsten Status. Die Voraussetzung dafür ist, dass der aktuelle User die vordefinierte Rolle besitzt. Welche Rolle der Benutzer haben muss und welcher Status als nächstes folgen soll kann vom Autor definiert werden (siehe Abbildung). Das Type Feld enthält die Klasse, welche die Funktionalität der Aktion bestimmt („namespace.classname, assembly_name“).

Achtung! Standardmässig kann nur eine Rolle definiert werden. Weiters sollten die Felder „Role Name“ und „Next Step“ nicht leer sein, da dies in einer Error Message enden würde.

Auto Submit Action

Auto Publish Action

Auto Publish

Diese Aktion erscheint unter dem Approved Status (siehe Abbildung oben). Die im Template zu pflegenden Daten umfassen die Klasse und die Parameter. Mittels Parameter kann bestimmt werden, ob alle hierarchisch tiefer gelegenen Items auch publiziert werden sollen oder nicht (deep = 1 => publish children; deep = 0 => don’t publish children)

Autopublish-Action

Email Action

Mit dieser Aktion kann der Versand von Emails ausgelöst werden. Das Template enthält Informationen über den Empfänger, den Sender und den Betreff des Emails. Weiters kann eine Nachricht und der SMTP Server zur Versendung der Emails gepflegt werden. Im Type Feld besteht die Möglichkeit die default Methode mit einer eigenen Methode zu überschreiben.

Email-Validation-Action

Validation Action

Diese Aktion kann verwendet werden um die Validierungsregeln auszulösen, welche auf Item Level gepflegt werden können (im Register „Validation Rules“ im Feld „Workflow Validation Rules – Runs in the Validation workflow action„).

Per Default enthält das Type Feld im Template „Sitecore.Workflows.Simple.ValidatorsAction, Sitecore.Kernel“. Max Result umfasst die unterschiedlichen Antworten des Validators – mögliche Werte sind „Unknown“, „Valid“, „Suggestion“, „Warning“, „Error“, „CriticalError“, „FatalError“. Weiters können für die unterschiedlichen Validierungsregeln Nachrichten gepflegt werden (für „Unkown„, „Warning„, „Error„, „Critical Error„, „Fatal Error„)

Validation-Action

Wie kann ich die Qualität der Inhalte steigern? Inhaltsrevision mittels Workflows!

Um die Qualität der Inhalte zu steigern und weitere Inhaltsverantwortliche in den Reviewprozess einzubinden können Workflows ideal eingesetzt werden.  Dadurch wird eine Seite nicht sofort publiziert, sondern durchläuft zuerst diverse Stati, welche vom Autor definiert werden können. Workflows können auch zur eigenen Sicherheit verwendet werden. Definiert man einen zweistufigen Workflow („edit“, „publish“) so kann versehentliches Publizieren der Inhalte vermieden werden.

Die Schritte zur Erstellung eines Workflows:

  1. Erstellen eines Workflow Items
  2. Definition von Workflow Stati
    Stati bilden die einzelnen Schritte ab, welche von durchlaufen werden müssen, bevor Seiten publiziert werden können.
  3. Hinzufügen von Workflow Befehlen und Aktionen
    Befehle sind dafür verantwortlich, dass die Stati von einem zum nächsten wechseln; Aktionen können sowohl zu Befehlen als auch zu Stati hinzugefügt werden. Diese müssen als Subitem angelegt werden. Die Aktion (z.B. die Versendung eines Emails) wird ausgelöst sobald ein Status oder Befehl ausgeführt wird.
  4. Definition des initialen Status 
  5. Festlegen des finalen Status 
  6. Workflow Item an Templates zuweisen

Wie diese Schritte im CMS genau aussehen, könnt ihr der nachfolgenden Präsentation entnehmen. Mögliche Aktionen werden im nächsten Tipp der Woche genauer erläutert.

Manage your Media

… und das an einem zentralen Ort – in der Media Library von Sitecore.

Sitecore’s Media Library unterstützt alle gängigen Formate wie unter anderem Bilder, Word Dokumente, Flash SWFs und Quicktime Videos. Die Medien können versioniert, mehrsprachig sowie mit diversen Metadaten gepflegt werden. Des Weiteren ist es möglich die Zugriffsrechte, sowohl für Content Autoren als auch Website Besucher, einzuschränken. Um eine hohe Aktualität der Daten auf der gesamten Webseite sowie einen geringern Pflegeaufwand garantieren zu können, müssen alle Mediadateien in die Media Library geladen werden, bevor diese auf einer Inhaltsseite eingebunden werden können. Dies ermöglicht zusätzlich den Einsatz desselben Mediums auf diversen Seiten.

Zeit sparen könnt ihr mit dem einfachen Multi-Upload der Medien, sowie der Möglichkeit, Bilder direkt in Sitecore zu bearbeiten (mehr dazu im Blogpost Bildbearbeitung in Sitecore). Der Multiupload von Medien bietet darüber hinaus auch folgende Optionen:

  • Pflege der Alt-Tags der Medien in den vorgesehenen Textfeldern.
  • Automatisches entzippen von Zip-Files. Enthält das Zip-File diverse Folder werden diese genau in der selben Struktur in die Media Library übernommen. Das Zip-File selbst wird nach erfolgreichem Upload wieder gelöscht. Diese Funktion erleichtert den Upload von grossen Mengen an Files enorm.
  • Überschreiben bereits vorhandener Medien. Um eine bereits existierende Datei zu überschreiben reicht ein Upload mit dem selben Dateinamen und der Aktivierung der Checkbox „Overwrite Existing Media Items“ aus. Aktiviert ihr die Checkbox nicht und lädt eine Datei mit dem selben Dateinamen hoch, so wird eine neue Datei mit einem anderen Dateinamen erstellt.
  • Aktivierung der Versionierung von Medien. Per default sind die Dateien nicht versionierbar.

    Media Library

    Media upload

Standard Fields und Raw Values anzeigen?

Wie im vergangenen Tipp der Woche angekündigt möchte ich euch heute die optional verfügbaren Views „Standard Fields“ und „Raw Materials“ kurz erläutern.

Standard Fields

Durch die Aktivierung von Standard Fields erweitert sich die Content Ansicht eines jeden Items um einige Register. Im Anschluss finden Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Register, welche im Standard Template zur Verfügung steht:

Standard Fields

Advanced = Im Register Advanced kann die Verbindung zum DMS erstellt werden (z.B. Verknüpfung mit Profilen und Goals)

Appearance = Einstellungen unter Appearance definieren den Auftritt von Items und Felder im Sitecore Client. So kann unter anderem der Display Name, welcher im Content Editor angezeigt wird, bearbeitet werden.

Help = Im Help-Bereich können hilfreiche Informationen (z.B. kurze oder lange Beschreibung des Items) gepflegt werden.

Insert Options = Hier können Inser Options und Insert Rules bestimmt werden, welche die Art von Sub-Items, die erstellt werden können, definieren.

Layout = In diesem Bereich können Sie die Layouts, welches jedem Item zugewiesen ist, einsehen. Items erben das Layout der Templates denen Sie angehören.

Lifetime = Das „Valid from“ und „Valid to“ Feld im Lifetime-Register bestimmen die Zeitperiode der Veröffentlichung der Versionen eines Items. Um die aktuelle Version zu „verstecken“ / nicht zu veröffentlichen kann die „Hide Version“ Checkbox aktiviert werden. (Siehe auch Tipp der Woche:

Publishing = Im Gegensatz zum Lifetime-Register bezieht sich das Publishing-Register hier nicht auf die Version sondern auf das ganze Item. Und bestimmt somit wann wann ein Item veröffentlicht und wann nicht mehr veröffentlich werden soll.

Security = Im Register Security kann der Owner identifiziert und die Access Rights auf Item-Ebene definiert werden.

Statistics = Im Register Statistics findet ihr Informationen über die Erstellung und das letzte Update des Items (von wem und wann).

Tasks = Der Task-Register kann dazu verwendet werden Items zu archivieren und Reminder Emails zu automatisch zu versenden (Datum, Text und Empfängeradresse können standardmässig gepflegt werden)

Validation rules = In diesem Register können Validation Rules verwaltet werden.

Workflow = Hier können Workflow Stati gesetzt und Workflows zugewiesen werden.

Raw Values

Raw Values zeigen wie die unterschiedlichen Feldtypen in der Datenbank gespeichert werden (in Textform). Zur Anzeige von Raw Values (im speziellen interessant für Entwickler, weniger für Content-Autoren), muss die Raw Values View aktiviert werden.

Sitecore Raw Values

Im Anschluss findet ihr Beispiele für Raw Values unterschiedlicher Feldtypen (erstellt von Sitecore):

Sitecore Raw Materials

Ein Tipp an alle Content-Autoren: Content Tree, Entire Tree, Hidden Tree und wenn nötig Standard Fields View aktivieren. Vermeiden Sie die Aktivierung von Raw Values.

Auf der Suche nach dem System-Bereich?

Wollt ihr die Workflows pflegen, eure Kampagnenziele definieren oder die Sprachen verwalten und findet den System-Bereich nicht?

Sitecore System Bereich nicht sichtbar

Dann überprüft bitte, ob im Register „View“ die nachfolgenden drei Views aktiviert sind:

  • Content Tree
  • Entire Tree
  • Hidden Items

System-Bereich ist zurück

Welche Auswirkungen „Standard Fields“ und „Raw Values“ Views auf die Ansichten im Content-Bereich haben, werden wir euch in den nächsten Tipps der Woche verraten.

Better to be on the safe side? Zugriffsrechte! (2/2)

Um die Zugriffsrechte, die im vergangen Tipp der Woche präsentiert wurden, autorenfreundlich verwalten zu können, werden diverse Tools eingesetzt. Sitecore bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten mit dem User Manager, Role Manager, Security Editor, Access Viewer, Domain Manager und dem Security Bereich im Content Editor, die im Anschluss kurz vorgestellt werden:

User Manager
Der User Manager dient der Benutzerverwaltung. Hier können Benutzer erstellt, bearbeitet, gelöscht, blockiert, aktiviert und Passwörter geändert werden.
Sitecore User Manager

Role Manager
Der Rollen Manager kann zur Verwaltung von bestehenden und zur Erstellung von neuen Rollen, welche Benutzer zugewiesen werden können, verwendet werden. So können neue Rollen definiert, bestehende Rollen gelöscht, sowie Benutzer Rollen zugewiesen und wieder entfernt werden.
Sitecore Rollen Manager

Security Editor
Im Security Editor können Pfad spezifische Zugriffsrechte bestimmt werden.
Sitecore Security Editor

Access Viewer
Der Access Viewer liefert einen Überblick über Zugriffsrechte von Security Accounts.
Sitecore Access Viewer

Domain Manager
Mit dem Domain Manager können neue Domains erstellt und gelöscht werden. Weiteres kann definiert werden, ob die Domains global oder nur lokal gemanagt werden können.
Sitecore Domain Manager

Security im Content Editor
Im Content Editor können Zugriffsrechte auf Items im Navigations-Baum vergeben, Eigentumsrechte von Items geändert, sowie einen Überblick über Zugriffsrechte der Rollen und Benutzer eingesehen werden.
Sitecore Content Editor

Best Practice Tipps

Was muss bei der Rechtevergabe beachtet werden?

  • Zugriffsrechte nur Rollen und nicht Usern direkt vergeben
  • Rollen nicht domainspezifisch erstellen
  • Vererbungen verwenden um Zugriffsrechte von Rollen einzuschränken

Mit den hier präsentierten Rollen- und Rechtekonzepten und den zur Verfügung stehenden Management-Tools, bietet Sitecore die Möglichkeit, auch komplexe Zugriffsszenarien umsetzen und effizient verwalten zu können.

Better to be on the safe side? Zugriffsrechte! (1/2)

In einem zweiteiligen Blogpost möchten wir kurz das Rollen- und Rechtemanagement von Sitecore vorstellen. Im ersten Teil des Posts geht es um die möglichen Rechte und Rollen an sich, im zweiten Teil, den wir nächste Woche veröffentlichen werden, werfen wir einen Blick auf die Administration dieser Zugriffsbeschränkungen innerhalb von Sitecore.

Sitecore setzt Security Accounts ein, um Benutzerzugriffe auf diverse Inhalte der Webseite, sowie Zugriffe auf Sitecore Funktionalitäten zu verwalten. Ein „Security Account“ kann sowohl ein Benutzer als auch eine Rolle sein. Nach dem Erstellen des Benutzers können dem jeweiligen User bestimmte Rollen zugewiesen werden, welche verschiedene Zugriffsrechte beinhalten. Zu Beginn sind Standard-Sitecore-Rollen definiert, welche aber ohne Weiteres bearbeitet oder mit neuen Rollen ergänzt werden können. Ein Benutzer kann grundsätzlich auch mehrere Rollen haben. In diesem Fall werden die Zugriffsrechte konsolidiert. Zusätzlich bietet Sitecore die Möglichkeit der Vererbung (Inheritance). Somit können Zugriffsrechte den unterliegenden Items (z.B. einem ganzen „Navigations-Ast“) vererbt werden.

Zur Verfügung stehende Access Rights (Zugriffsrechte) sind:

  • Read: Entscheidet ob ein Benutzer bestimmte Items / Inhalte sehen kann. (Zugleich Voraussetzung für alle weiteren Zugriffsrechte)
  • Write: Entscheidet ob Benutzer Inhalte bearbeiten können.
  • Rename: Bestimmt ob Benutzer Item Namen ändern können.
  • Create: Entscheidet ob Benutzer „Child Items“ unter dem jeweiligen Item anlegen können.
  • Delete: Entscheidet ob Benutzer Items löschen können.
  • Administer: Entscheidet ob Benutzer Access rights für Items vergeben können.
  • Field Read: Bestimmt ob Benutzer Felder in Items lesen können.
  • Field Write: Bestimmt ob Benutzer Felder in Items updaten können.
  • Language Read: Entscheidet ob Benutzer Sprachversionen von Items sehen können.
  • Language Write: Bestimmt ob Benutzer Sprachversionen von Items updaten können.
  • Site Enter: Entscheidet ob Benutzer Zugriff auf bestimmte Seiten haben.
  • Show in Insert: Bestimmt ob Templates im Content Editor in der „Insert Options List“ oder im Page Editor in der „Insert Dialog Box“ ersichtlich sind.
  • Workflow Command Execute: Entscheidet ob Benutzer bestimmte Workflow Befehle ausführen können.
  • Workflow State Delete: Entscheidet ob Benutzer Items löschen können, wenn sie einen bestimmten Workflow Status haben.
  • Workflow State Write: Entscheidet ob Benutzer Items updaten können, wenn sie einen bestimmten Workflow Status haben.

Um diese Sicherheitseinstellungen verwalten zu können, werden diverse Security Tools benötigt. Mehr zu diesen Sitecore Tools werden wir in der kommenden Woche in unserem „Tipp der Woche“ veröffentlichen.