Adventtipp 22 – Lifecycle Management mit Sitecore

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Der heutige Adventtipp beschäftigt sich mit dem Content Lifecycle in Sitecore. Die nötigen Grundbausteine liefert uns das CMS bereits. Durch den Einsatz von Workflows und dem setzen des Gültigkeitszeitraums (“Veröffentlichen” und “Zurückziehen”) können bereits grundlegende Funktionalitäten für das Steuern des Content Lifecycles von Inhaltsseiten abgedeckt werden. Oftmals ist der Prozess des Content Lifecycle Managements jedoch ein wenig aufwändiger. Es gibt Redakteure und Bereichsverantwortliche die den Content prüfen müssen und die Veröffentlichung von Seiten genehmigen. Seiten oder ganze Bereiche sollen unter Umständen einer regelmäßigen Prüfung unterzogen und überarbeitet werden usw. usf. Die denkbaren Szenarien sind endlos. Dieser Blogpost soll eine Lösungsmöglichkeit für Lifecycle Management in Sitecore aufzeigen und als kleiner Denkanstoß für weitere Szenarien dienen.

Die Grundidee ist es, auf den entsprechenden Seiten ein Ablaufdatum zu setzen. Ein Task (den wir im Sitecore Backend definieren) prüft einmal täglich den Status aller Seiten und versetzt Content der in Kürze abläuft in einen Lifecycle Management Workflow. Dieser bietet anschließend die Möglichkeit, die Seite zurückzuziehen, zu überarbeiten oder den Gültigkeitszeitraum zu verlängern.

Für das setzen des Gültigkeitsdatums legen wir in Sitecore einfach ein neues Template an, von dem sich alle entsprechenden Seiten ableiten.

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Für den zweiten Schritt legen wir einen Workflow namens “Lifecycle Management” an. und definieren die erforderlichen States, Commands und Actions.
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Für unser Beispiel benötigen wir 3 Status; “Ablaufdatum erreicht”, “Kürzerer Zeitraum beantragt”, “Lifecycle Management durchlaufen”.

Zu guter letzt benötigen wir noch einen Sitecore-Command und einen Zeitplan. Wie häufig der Command ausgeführt wird hängt von diversen Faktoren ab. In unserem Beispiel ist das täglich um 23 Uhr. Genauere Informationen zu Schedules und Commands findest du hier

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Das Feld “Items” legt fest, für welche Items der Command ausgeführt wird. In unserem Beispiel sind das alle Items unterhalb von /sitecore/content/Intranet. Durch unser erstelltes Lifecycle Template können wir feststellen, welche Items für unser Lifecycle Management in Frage kommen und ob das gesetzte Ablaufdatum erreicht ist.

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Die betroffenen Items werden in den entsprechenden Workflow versetzt. Durch das Starten des Workflows für ein Item werden umgehend alle Aktionen ausgeführt, die für den Initialen Status definiert sind. In unserem Fall soll zunächst nur eine E-Mail an die für den Inhalt Verantwortliche Person geschickt werden.adventtipp-22-lifecycle-management-wofkflow-configuration

Diese kann dann entscheiden, ob das Gültigkeitsdatum für das entsprechende Item neu gesetzt werden oder die Seite unter Umständen zurückgezogen werden soll. Daraufhin werden dann die entsprechenden Aktionen ausgelöst, die je nach Bedarf das Datum auf dem Item neu setzen, E-Mails verschicken oder das Item lediglich in einen anderen Workflow Status versetzen. Die Anzahl der Schritte kann dabei je nach Anforderung erweitert werden.
So können auch komplexe Lifecycle Management Prozesse mit relativ geringem Implementierungsaufwand abgebildet werden.

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