Adventtipp 5 – Locking und Unlocking von Items beim Bearbeiten von Seiten

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Locking und Unlocking von Items in Sitecore – um was geht’s?

Sitecore bietet von Haus aus seit Version 7.x die Möglichkeit, einen Sperr-Modus (Item locking) von Elementen zu aktivieren, damit mehrere Autoren beim Bearbeiten von Seiten und Komponenten nicht gleichzeitig Änderungen vornehmen und sich so gegenseitig Änderungen überschreiben. Solche Features kennt man allenfalls zum Beispiel von Microsoft SharePoint, wo Dokumente vor dem Bearbeiten jeweils explizit „ausgecheckt“ werden müssen, in einen Draft-Modus wechseln und für die Bearbeitung durch andere Personen in dieser Zeit gesperrt sind. Gleiches trifft in Sitecore zu: erst wenn der bearbeitende Autor ein Element wieder freigibt (eincheckt), können andere Personen diese auch wieder bearbeiten – während einer Bearbeitung befinden sich die Elemente in einem schreibgeschützten (read-only) Modus.

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Übliche Probleme die mit dem Item Locking Modus auftreten können

Natürlich führt dieses Verhalten teilweise aber auch zu Kopfzerbrechen. Sei es, weil ein Autor Elemente nach dem Bearbeiten nicht eingecheckt hat und dann abwesend ist, ein Kollege aber daran weiterarbeiten müsste *. Zudem ist das System so ausgelegt, dass Administratoren immer Elemente bearbeiten können – auch wenn diese aktuell von einem Autor gesperrt sind. Administratoren sind zudem davon ausgenommen, dass sie ein Element vor dem Bearbeiten zuerst explizit sperren müssen. Aus diesem Grund empfehlen wir immer, dass alle Administratoren für die Content Bearbeitung auch wirklich mit einem dedizierten, gleichstehenden Content Authoring-Account arbeiten.

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* Übrigens: können Sie als Content Autor ein Element eines Kollegen nicht bearbeiten, weil es gesperrt ist, wenden Sie sich an einen Sitecore Administrator – dieser kann aufgrund seiner Berechtigung sämtliche Elemente entsperren und so wieder für die Bearbeitung freigeben.

Einstellungsmöglichkeiten hinsichtlich dem Item Locking und Unlocking Verhalten in Sitecore

Glücklicherweise bietet Sitecore diverse Einstellungsmöglichkeiten, um das Verhalten des Item Locking und Unlocking zu steuern und soweit zu automatisieren, dass einerseits die manuellen Schritte (explizites „Sperren“/“Locking“ und „Einchecken“/“Unlocking“) durch Content Autoren auf ein Minimum reduziert werden kann. Diese Einstellungen sollten möglichst korrekt eingestellt werden, bevor die Autoren mit der Contentpflege im Sitecore beginnen.

Gut zu wissen: standardmässig sind fast keine dieser Einstellungen gesetzt. Das heisst, bei einer Standardinstallation von Sitecore ist KEIN locking/unlocking von Elementen durch Content Autoren notwendig. Was allerdings die Gefahr birgt, dass mehre Personen gleichzeitig – ohne Warnhinweise oder ähnliches – an gleichen Elementen arbeiten können.

Übersicht der Einstellungsmöglichkeiten in der Sitecore Config

Wichtig: die folgenden Einstellungen wirken sich nur auf „nicht-Admin“-Benutzer aus (alle Benutzer, die den Profilhaken „Ist administrator“ NICHT gesetzt haben)!

Wie einleitend bereits erwähnt, kann ein Admin User sämtliche dieser Einstellungen ohne weiteres „übersteuern“ (kein Auschecken notwendig, Speichern immer möglich auch wenn Item von einem Benutzer locked ist).

Parameter Werte Beschreibung
RequireLockBeforeEditing
true

(default)

false
Wenn aktiviert („true„), dann muss ein Item immer manuell vom User gesperrt werden, bevor es bearbeitet werden kann. Ist der Wert auf „false„, dann macht Sitecore automatisch ein Lock auf ein Item, welches gerade bearbeitet wird.
AutomaticLockOnSave
true
false

(default)

If true, the a lock is automatically taken on an item
when a user saves the item.
AutomaticUnlockOnSaved
true
false

(default)

 If true, the a saved item is automatically unlocked after
saving.
KeepLockAfterSaveForAdminUsers
true
false

(default)

 Set this value to true if you want to Administrator users to keep the lock on an item after saving
it in the Page Editor.
Notice: For regular users, the „Keep Lock After Save“ item in the core database will determine whether
to keep the lock or not.
Default value: false

Item Locking und Unlocking Einstellung für Admin-Benutzer

Hingegen gibt es auch Einstellungen, welche das Szenario und Verhalten für explizite Admin-Benutzer (Profilhaken „Ist Administrator“ gesetzt) steuern können:

Parameter Werte Beschreibung
KeepLockAfterSaveForAdminUsers
true
false

(default)

 Set this value to true if you want to Administrator users to keep the lock on an item after saving
it in the Page Editor.
Notice: For regular users, the „Keep Lock After Save“ item in the core database will determine whether
to keep the lock or not.
Default value: false

Item Locking und Unlocking im Zusammenhang mit Item Workflows

Beim Einsatz von Workflows auf Items in Sitecore gibt es zudem weitere Einstellungsmöglichkeiten für das sperren/entsperren von Elementen. Workflows in Sitecore sind darauf ausgelegt, dass eine neue Version eines Elements immer zuerst in einen „Entwurfsmodus“ (Draft) geht, bis es über den entsprechenden Workflowschritt als „Final & genehmigt“ markiert wird – eine neue Version wird erst dann wieder zur weiteren Bearbeitung freigegeben.

Parameter Werte Beschreibung
RequireLockBeforeEditing
true

(default)

false
Wenn aktiviert („true„), dann muss ein Item immer manuell vom User gesperrt werden, bevor es bearbeitet werden kann.Ist der Wert auf „false„, dann macht Sitecore automatisch ein Lock auf ein Item, welches gerade bearbeitet wird.

Fazit und Empfehlung

Abschliessend ist hevorzuheben, dass die Art und Weise der Arbeit von Content Autoren im Sitecore genau geklärt werden muss, um die richtige und angebrachten Einstellungen zum Item Locking und Unlocking vorzunehmen.

Z.B. muss man sich die Frage stellen, ob bei einem sehr kleinen Autorenkreis (<3 Personen) es sich überhaupt lohnt, das Item Locking und Unlocking zu aktivieren? Macht es aus Sicht des geplanten Content Authoring-Workflow Sinn, dass das Sperren & Entsperren automatisch erfolgt? Werden die Autoren explizit verpflichtet und geschult, dass sie Elemente manuell sperren & entsperren müssen? Und so weiter.

Offizielle Referenz von Sitecore und weitere Quellen

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